Công cụ AI
Copilot trong Word, Excel, Outlook và Teams, việc nào dùng được ngay
Hướng dẫn theo từng ứng dụng của bộ Microsoft 365, gồm việc Copilot làm tốt trong Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint và những điều kiện về dữ liệu nội bộ để kết quả chính xác.
Khác biệt chính: Copilot đọc được dữ liệu công ty
Trợ lý AI thông thường chỉ biết những gì bạn dán vào khung trò chuyện. Copilot trong bộ Microsoft 365 truy cập được tài liệu, thư và cuộc họp mà tài khoản của bạn có quyền xem.
Đó vừa là điểm mạnh vừa là điều kiện. Điểm mạnh: hỏi được về nội dung công ty mà không phải chép dán. Điều kiện: nếu tài liệu nội bộ nằm rải rác trên máy cá nhân, không được đặt trong hệ thống lưu trữ của tổ chức, thì Copilot không thấy và trả lời như một trợ lý thông thường.
Đây là lý do nhiều công ty mua Copilot rồi không thấy hiệu quả: dữ liệu chưa ở đúng chỗ.
Ba thao tác đáng học đầu tiên ở mỗi ứng dụng
| Ứng dụng | Ba thao tác đáng học trước |
|---|---|
| Word | Soạn bản nháp từ dàn ý; rút gọn hoặc đổi giọng văn một đoạn; sinh bản tóm tắt đầu tài liệu dài |
| Excel | Giải thích công thức đang có; đề xuất công thức theo mô tả bằng lời; tìm dòng bất thường trong bảng dữ liệu |
| Outlook | Tóm tắt luồng thư dài trước khi trả lời; soạn thư trả lời theo ý gạch đầu dòng; rút ý cần làm từ thư |
| Teams | Tóm tắt cuộc họp đã ghi; liệt kê việc được giao; bắt kịp nội dung khi vào họp muộn |
| PowerPoint | Dựng slide từ tài liệu Word có sẵn; rút gọn chữ trên slide; sinh ghi chú người trình bày |
Cách triển khai hiệu quả trong công ty: mỗi người chọn đúng một ứng dụng mình dùng nhiều nhất và học ba thao tác đó, thay vì học dàn trải cả bộ.
Excel: phần được việc nhất nhưng hay bị hiểu nhầm
Copilot trong Excel mạnh ở ba việc: giải thích công thức phức tạp do người khác viết, đề xuất công thức từ mô tả bằng lời, và phát hiện bất thường trong dữ liệu.
Ba điều kiện để nó làm được:
- Dữ liệu phải ở dạng bảng. Có hàng tiêu đề, không trộn nhiều bảng trong một trang tính, không có dòng trống giữa vùng dữ liệu.
- Tiêu đề cột phải có nghĩa. Cột tên là Cột1, Cột2 thì mọi câu hỏi đều trả lời chung chung.
- Đừng giao phần tính toán quyết định. Dùng công thức nó đề xuất, kiểm kết quả trên vài dòng trước khi áp cho cả bảng.
Cách dùng AI cho bảng tính nói chung, kể cả khi không có Copilot, nằm ở bài dùng AI trong Excel.
Outlook và Teams: tiết kiệm thời gian rõ nhất
Với người nhận nhiều thư và họp nhiều, hai ứng dụng này cho hiệu quả nhanh nhất.
Ở Outlook, việc đáng làm là tóm tắt luồng thư dài trước khi trả lời. Một chuỗi hai mươi thư qua lại giữa nhiều bên được rút thành các mốc đã thống nhất và các câu hỏi còn treo. Việc thứ hai là soạn thư trả lời từ ý gạch đầu dòng, giữ đúng mức trang trọng.
Ở Teams, phần tóm tắt cuộc họp và liệt kê việc được giao thay thế công việc ghi biên bản thủ công. Vẫn cần người chủ trì soát lại phần kết luận, vì bản ghi có thể gán nhầm ý kiến khi nhiều người nói chồng. Quy trình soát nằm ở bài AI cho hành chính văn thư.
Việc Copilot chưa làm tốt
- Sáng tạo nội dung dài có giọng riêng. Bản nháp thường an toàn và trung tính, phải viết lại nhiều.
- Xử lý tài liệu rất dài trong một lượt. Với hồ sơ hàng trăm trang, cách chia theo cấu trúc vẫn cần, xem bài tóm tắt tài liệu dài bằng AI.
- Làm việc với dữ liệu nằm ngoài hệ sinh thái Microsoft. File trên dịch vụ lưu trữ khác, phần mềm kế toán riêng, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu nội bộ.
Với nhóm việc thứ ba, giải pháp thường là tự động hóa nối các hệ thống lại, xem khóa n8n AI Automation.
Trước khi công ty mua
Bốn việc nên làm theo thứ tự: kiểm tra tài liệu nội bộ đã nằm trên hệ thống lưu trữ của tổ chức chưa; rà soát quyền truy cập để tránh người dùng hỏi ra được tài liệu không thuộc phận sự; chọn nhóm thử trước một tháng; đào tạo theo ba thao tác gắn với việc thật của từng nhóm.
Phân tích chi phí và cách quyết định mua hay không nằm ở bài Microsoft 365 Copilot có nên mua. Phần đào tạo cho đội ngũ theo đúng bộ ứng dụng công ty đang dùng là nội dung của khóa Microsoft 365 Copilot, và bản triển khai cho cả phòng ban xem đào tạo AI cho doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Copilot có trong gói Microsoft 365 thông thường không?
Không. Đây là gói trả phí riêng tính theo người dùng, mua thêm bên cạnh gói Microsoft 365 hiện có.
Copilot có đọc được tài liệu tiếng Việt không?
Có. Chất lượng tóm tắt và soạn thảo tiếng Việt đủ dùng cho công việc văn phòng, phần thuật ngữ chuyên ngành vẫn nên soát lại.
Dữ liệu công ty đưa vào Copilot có bị dùng để huấn luyện không?
Microsoft công bố dữ liệu của khách hàng doanh nghiệp không dùng để huấn luyện mô hình nền. Hãy đọc điều khoản áp dụng cho gói công ty bạn mua và đối chiếu với chính sách nội bộ.
Người chưa quen máy tính có dùng được không?
Dùng được ở mức soạn thư và tóm tắt. Phần Excel cần hiểu bảng tính cơ bản, nếu chưa có nên học nền tảng trước.
Nên mua cho tất cả nhân viên hay một nhóm?
Nhóm thử trước, đo trên việc thật một tháng rồi mở rộng. Cách này rẻ hơn và cho biết nhóm nào thật sự được lợi.
