Công cụ AI
Làm slide bằng AI, từ dàn ý tới bản trình bày dùng được
Cách dùng Gamma, Copilot trong PowerPoint và trợ lý AI để dựng slide nhanh, gồm mẫu dàn ý một dòng một slide, quy tắc một ý một slide và phần phải tự làm.
Vì sao slide do AI sinh thường phải làm lại
Nguyên nhân gần như luôn giống nhau: đầu vào quá mỏng. Đưa một câu như "làm slide giới thiệu kế hoạch marketing quý 4", công cụ phải tự đoán toàn bộ nội dung, và nó đoán theo mẫu chung nhất có thể. Kết quả là bản trình bày đầy chữ, đúng chủ đề nhưng không phải bài của bạn.
Cách làm đúng đi theo thứ tự ngược với thói quen: nội dung trước, hình thức sau. Công cụ AI giỏi ở phần hình thức, không giỏi ở phần bạn muốn nói gì.
Mẫu dàn ý một dòng một slide
Viết dàn ý theo mẫu dưới rồi đưa nguyên vào công cụ. Mỗi dòng là một slide, phần sau dấu gạch là thông điệp chính của slide đó:
1. Bối cảnh - doanh thu quý 3 đạt 82 phần trăm kế hoạch, hụt ở nhóm khách lẻ
2. Nguyên nhân - ba nguyên nhân chính, nguyên nhân lớn nhất là thời gian giao hàng
3. Mục tiêu quý 4 - ba chỉ số, mỗi chỉ số có mốc cụ thể
4. Giải pháp 1 - rút ngắn thời gian giao hàng còn 2 ngày, cần thêm 1 xe
5. Giải pháp 2 - chương trình cho khách cũ mua lại
6. Nguồn lực cần - ngân sách và nhân sự
7. Rủi ro - hai rủi ro và cách phòng
8. Đề xuất - ba việc cần ban giám đốc duyệt hôm nayTám dòng này mất khoảng mười phút để viết, và quyết định 80 phần trăm chất lượng bản trình bày. Kèm theo dàn ý, hãy nêu ba ràng buộc cho công cụ: số slide tối đa, thời lượng trình bày, và người nghe là ai.
Khung viết câu lệnh tổng quát nằm ở bài cách viết câu lệnh.
Quy trình bốn bước
Bước 1: viết dàn ý theo mẫu trên. Tự viết, không nhờ AI, vì đây là phần bạn biết còn nó không biết.
Bước 2: sinh bản nháp. Đưa dàn ý và ràng buộc. Yêu cầu mỗi slide không quá 5 dòng chữ, không quá 15 từ mỗi dòng.
Bước 3: thay số liệu và hình bằng của thật. Mọi con số phải lấy từ bảng tính hoặc báo cáo của bạn. Đây là chỗ bắt buộc, vì công cụ sinh slide có thể điền số minh họa nhìn như số thật.
Bước 4: rút gọn. Đọc lại và bỏ mọi slide không phục vụ quyết định mà bạn muốn người nghe đưa ra. Một bản trình bày 12 slide có trọng tâm mạnh hơn bản 25 slide đầy đủ.
Chọn công cụ theo loại bài
| Loại bài | Công cụ hợp | Lý do |
|---|---|---|
| Trình bày nội bộ, báo cáo định kỳ | Copilot trong PowerPoint | Bám mẫu và bộ nhận diện của công ty |
| Bài giảng, bài chia sẻ | Gamma | Dựng nhanh từ dàn ý, bố cục thoáng |
| Slide có nhiều số liệu | Làm biểu đồ trước trong bảng tính, chèn sau | Giữ số đúng và cập nhật được |
| Bài chào hàng cho khách | Mẫu của công ty, AI viết phần chữ | Nhận diện thương hiệu là phần không giao cho công cụ |
Với người dùng bộ Microsoft trong công ty, Copilot có lợi thế ở chỗ đọc được tài liệu nội bộ để lấy nội dung. Cân nhắc mua hay không nằm ở bài Microsoft 365 Copilot có nên mua.
Ba lỗi khiến slide AI trông giống mọi slide khác
- Giữ nguyên mẫu mặc định. Đổi phông, màu và bố cục theo nhận diện công ty là việc mất năm phút và tạo khác biệt lớn nhất.
- Chữ nhiều như văn bản. Nếu slide đọc được thành bài thì người nghe sẽ đọc thay vì nghe bạn. Chuyển phần chi tiết xuống ghi chú của người trình bày.
- Hình minh họa chung chung. Ảnh người bắt tay, ảnh bóng đèn, biểu tượng mũi tên đi lên không nói gì. Thay bằng ảnh thật của sản phẩm, của xưởng, của màn hình phần mềm bạn đang nói tới.
Ghi chú người trình bày và phần hỏi đáp
Hai phần này ít người chuẩn bị nhưng lại là nơi AI tiết kiệm thời gian rõ nhất.
Ghi chú người trình bày. Sau khi chốt slide, yêu cầu AI viết cho mỗi slide ba tới bốn câu bạn sẽ nói, bám đúng thông điệp của slide đó và không lặp lại chữ trên màn hình. Phần chi tiết bị cắt khỏi slide ở bước rút gọn nên được chuyển xuống đây, không bỏ đi.
Câu hỏi ngược. Đưa toàn bộ dàn ý và yêu cầu liệt kê mười câu hỏi mà người nghe có thể hỏi, sắp theo mức khó, kèm gợi ý hướng trả lời. Với bài trình bày trước ban giám đốc hoặc trước khách hàng, chuẩn bị phần này có giá trị hơn việc làm đẹp thêm slide.
Thêm một ràng buộc khi hỏi: nêu rõ ba câu hỏi mà bạn chưa có dữ liệu để trả lời. Biết trước mình thiếu gì tốt hơn là bị hỏi bất ngờ giữa cuộc họp.
Phần AI không làm thay
Ba thứ quyết định một bài trình bày thành công đều không nằm trong công cụ: bạn muốn người nghe làm gì sau khi nghe, bạn biết gì về họ, và bạn nói ra sao. Thời gian tiết kiệm được từ khâu dựng slide nên chuyển sang khâu tập nói và chuẩn bị câu hỏi ngược.
Với giáo viên, phần slide bài giảng gắn với soạn bài, xem bài dùng AI soạn giáo án và khóa AI cho giáo viên. Với người đi làm, phần trình bày nằm trong khóa AI tin học văn phòng cùng với soạn thảo và bảng tính.
Câu hỏi thường gặp
Công cụ nào làm slide tiếng Việt tốt?
Phần lớn công cụ phổ biến xử lý tiếng Việt ổn ở mức chữ. Vấn đề hay gặp là phông chữ mặc định thiếu dấu hoặc hiển thị lệch, nên hãy đổi sang phông có hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ ngay từ đầu.
Có xuất được ra PowerPoint để sửa tiếp không?
Phần lớn công cụ cho xuất ra định dạng PowerPoint hoặc PDF. Bố cục đôi khi xê dịch sau khi xuất, nên kiểm lại trước khi gửi đi.
Dùng bản miễn phí có đủ không?
Đủ cho bài trình bày thông thường. Giới hạn thường nằm ở số slide mỗi lần tạo, việc bỏ logo của công cụ và tính năng dùng mẫu riêng của công ty.
AI làm được biểu đồ trong slide không?
Làm được biểu đồ minh họa, nhưng số liệu phải do bạn cung cấp. An toàn nhất là dựng biểu đồ trong bảng tính rồi chèn vào, để sau này cập nhật số là biểu đồ đổi theo.
Mất bao lâu cho một bản trình bày 12 slide?
Khoảng 30 tới 40 phút nếu bạn đã có dàn ý và số liệu, trong đó phần dựng slide chỉ chiếm khoảng 10 phút.
